Politique de confidentialité

Les sociétés FYi Eye Care Services and Products Inc. (s/n FYidoctors), FYi Services and Products Québec Inc. (s/n Visique), Factory Optical Holdings Inc. (s/n Factory Optical, Solis Optics et Optiks International) et Bonlook Inc. (collectivement, le « FYihealth Group », « FYI », « nous » et « notre ») sont fiers de leurs pratiques en matière de confidentialité. Nous nous engageons à faire preuve de transparence concernant les renseignements personnels que nous recueillons, la façon dont nous utilisons ces renseignements personnels et les circonstances limitées dans lesquelles certains renseignements personnels peuvent être divulgués. Pour nous aider à respecter cet engagement envers vous, nous avons créé la présente Politique de confidentialité (la « Politique de confidentialité ») et avons nommé un agent de protection de la vie privée pour nous assurer que les renseignements personnels que vous nous fournissez dans nos cliniques ou nos magasins de détail, ou par l'intermédiaire de nos sites Web (collectivement notre « Plateforme ») ne seront recueillis, utilisés et divulgués que conformément à la présente Politique de confidentialité.

Vous pouvez joindre notre agent de protection de la vie privée à l'adresse : privacyofficer@fyidoctors.com

La présente Politique de confidentialité décrit la façon dont nous recueillons, utilisons, partageons et sécurisons les renseignements personnels que vous fournissez. Il décrit également vos choix concernant l'utilisation, l'accès et la correction de vos renseignements personnels.

Votre consentement

En utilisant ou en s'inscrivant à un compte d'utilisateur sur notre plateforme ou en nous fournissant autrement vos renseignements personnels, vous acceptez les conditions de la présente Politique de confidentialité, telle qu'elle peut être modifiée de temps à autre et vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels conformément aux termes de la présente Politique de confidentialité.

Définition des renseignements personnels

Aux fins de la présente Politique de confidentialité, « renseignements personnels » désigne les renseignements sur une personne identifiable.

Renseignements personnels que nous recueillons et utilisation que nous en faisons

Sauf disposition contraire dans la présente Politique de confidentialité, les renseignements personnels que nous recueillons sur vous sont entièrement composés des renseignements que vous nous fournissez. Plus précisément, nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès de vous (i) lorsque vous visitez l'une de nos cliniques ou l'un de nos magasins de détail ou (ii) par l'intermédiaire de notre plateforme, par exemple, lorsque vous achetez un produit, lorsque vous souscrivez à notre bulletin d'information ou prenez un rendez-vous dans l'une de nos cliniques.

Cliniques

Lorsque vous prenez rendez-vous avec l'une de nos cliniques ou l'un de nos magasins, ou que vous vous y rendez pour un examen de la vue, nous pouvons recueillir les informations suivantes : votre nom, adresse, courriel, date de naissance, numéro de carte d'assurance maladie, informations d'assurance et antécédents médicaux, y compris les médicaments que vous prenez actuellement.

De plus, dans le cadre des services que nos optométristes, notre clinique et notre personnel vous fournissent, nous pouvons recueillir ou générer des renseignements personnels à votre sujet, comme des images médicales et des renseignements sur les ordonnances. De plus, nos optométristes peuvent accéder à vos dossiers de santé électroniques provinciaux sous réserve des lois provinciales applicables et conformément à celles-ci.

Nous utilisons ces renseignements pour :

• prendre rendez-vous et confirmer celui-ci,
• effectuer votre examen de la vue,
• communiquer avec vous au sujet de votre examen de la vue, y compris l'envoi de rappels de rendez-vous et vous aviser lorsque vous devez passer un examen de la vue,
• vous envoyer notre bulletin d'information ou d'autres documents de marketing, sous réserve de nos obligations en vertu des lois anti-pourriel applicables, mais soyez assuré que nous n'utilisons aucun renseignement médical pour déterminer quels documents nous vous envoyons, et
• comme autrement requis ou permis par la loi applicable.

Plateforme et achats

Lorsque vous créez un compte sur notre plateforme ou effectuez un achat auprès de nous, que ce soit en personne ou dans l'une de nos cliniques ou l'un de nos magasins de détail, nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants auprès de vous : votre nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel et renseignements d'ordonnance. Nous pouvons utiliser ces renseignements personnels aux fins suivantes :

• vous permettre d'accéder à notre Plateforme et de l'utiliser,
• effectuer et traiter tous les achats que vous avez effectués,
• communiquer avec vous en ce qui concerne votre utilisation de notre plateforme ou votre achat,
• vous envoyer notre bulletin d'information ou d'autres documents de marketing, sous réserve de nos obligations en vertu des lois anti-pourriel applicables, mais soyez assuré que nous n'utilisons aucun renseignement médical pour déterminer quels documents nous vous envoyons, et
• comme autrement requis ou permis par la loi applicable.

Renseignements de paiement : Veuillez noter que nous ne collectons pas directement les informations de paiement lorsque vous les fournissez par l'intermédiaire de notre Plateforme ou dans l'une de nos cliniques ou l'un de nos magasins de vente au détail. Nous avons engagé un processeur de paiement tiers conforme à la norme PCI DSS pour traiter les paiements en notre nom. Vos renseignements de paiement sont envoyés directement à notre processeur de paiement tiers qui les utilisera aux fins du traitement de votre paiement.

En plus de ce qui précède, nous pouvons utiliser les renseignements personnels que nous avons recueillis auprès de vous pour générer des données agrégées ou anonymisées (les « Données agrégées »). Les Données agrégées ne peuvent pas vous identifier et ne constituent pas des renseignements personnels. Nous pouvons utiliser et divulguer des Données agrégées à plusieurs fins, y compris l'amélioration de nos Plateformes, de nos produits et de nos services. Nous pouvons également partager des données agrégées avec des universités et d'autres établissements de recherche qui les utiliseront à des fins de recherche scientifique et de développement, ainsi qu'avec des fournisseurs de prestations d'assurance.

Comment nous divulguons vos renseignements personnels

Nous ne divulguerons aucun renseignement personnel que nous recueillons auprès de vous à des tiers, sauf dans les cas suivants :

• Nos sociétés affiliées. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à l'une de nos sociétés affiliées au sein de FYihealth group. Seuls les employés et les prestataires de services (y compris les optométristes) de ces sociétés affiliées qui ont besoin de ces renseignements personnels pour exercer leurs fonctions y auront accès.
• Assureurs. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à votre assureur pour faciliter la facturation directe ou le remboursement de produits et/ou services que nous vous avons fournis, ou lorsque vous avez expressément consenti à une telle divulgation.
• Prestataires de services. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à nos prestataires de services qui fournissent certains services nécessaires à l'exploitation de notre entreprise (par exemple, l'hébergement de données et les processeurs de paiement) dans la mesure où ils ont besoin de ces renseignements personnels pour effectuer leurs tâches.
• Lorsque raisonnablement nécessaire. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels lorsque nous estimons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour protéger nos droits ou nos biens, protéger votre sécurité ou celle d'autrui, enquêter sur des fraudes ou répondre à une demande gouvernementale, judiciaire ou autre demande légale, ou pour se conformer à la loi.
• Circonstances d'entreprise. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels dans le cadre d'un changement ou d'une dissolution d'entreprise, y compris, par exemple, une fusion, une acquisition, une réorganisation, une consolidation, une faillite, une liquidation, une vente d'actifs ou une restructuration des activités.

Témoins et technologies similaires

Nous utilisons des témoins, des analyses de tiers et d'autres mécanismes de suivi pour recueillir des renseignements personnels et non personnels afin de suivre votre utilisation de notre plateforme. Ces mécanismes de suivi peuvent recueillir automatiquement des renseignements tels que : votre adresse IP, votre nom de domaine, le type de navigateur et le système d'exploitation; les pages Web que vous consultez; les liens sur lesquels vous cliquez; la façon dont vous naviguez sur notre plateforme et la durée pendant laquelle vous visitez notre plateforme et utilisez les services qui y sont offerts.

Les témoins sont de petits fichiers texte qui sont enregistrés par votre navigateur lorsque vous accédez à notre plateforme. Nous (et nos fournisseurs de services d'analyse tiers, tels que Google Analytics) pouvons utiliser des témoins de session et des témoins persistants pour identifier que vous vous êtes connecté à notre Plateforme et pour nous indiquer quand et comment vous interagissez avec notre Plateforme. Nous pouvons également utiliser des témoins pour surveiller l'utilisation globale et l'acheminement du trafic Web par l'intermédiaire de notre Plateforme et pour personnaliser et améliorer les services offerts sur notre Plateforme. Contrairement aux témoins persistants, les témoins temporaires sont supprimés lorsque vous vous déconnectez d'une Plateforme et fermez votre navigateur. Bien que la plupart des navigateurs acceptent automatiquement les témoins, vous pouvez modifier les options de votre navigateur pour qu'il n'accepte plus automatiquement les témoins ou qu'il vous demande avant de les accepter. Sur la Plateforme, vous pouvez également choisir d'accepter l'utilisation de témoins et de technologies similaires en modifiant les paramètres situés dans Préférences en matière de témoins, accessibles par un lien au bas de la Plateforme. Veuillez toutefois noter qu'il se peut que vous ne puissiez pas accéder à toutes les parties ou fonctionnalités proposées sur notre Plateforme si vous n'acceptez pas les témoins. Certains témoins ne peuvent pas être désactivés car ils sont essentiels au fonctionnement de notre Plateforme et permettent des fonctions de base, telles que la navigation sur les pages et l'accès contrôlé à des parties sécurisées de notre Plateforme.

L'un des services tiers que nous utilisons pour suivre votre activité sur notre plateforme est Google Analytics. Les informations que nous collectons via les technologies de collecte de données décrites dans cette section peuvent être liées à d'autres informations vous concernant, telles que la localisation, et peuvent constituer des renseignements personnels. Nous utilisons les technologies décrites dans cette section, seules ou en combinaison, pour comprendre le comportement des utilisateurs, cibler et mesurer l'efficacité des publicités, aider à diagnostiquer les problèmes, reconnaître les visiteurs réguliers et faciliter votre accès et votre utilisation des services offerts sur notre Plateforme. Vous trouverez plus d'informations sur la façon dont Google utilise les données sur https://policies.google.com/technologies/ads. Vous pouvez refuser de recevoir des publicités Google basées sur les centres d'intérêt ou personnaliser les publicités que Google vous montre sur https://adssettings.google.com/u/0/authenticated. Si vous ne souhaitez pas que Google Analytics collecte et utilise des informations sur votre utilisation de notre Plateforme, vous pouvez installer une option de désactivation dans votre navigateur Web en visitant https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Protection de vos renseignements personnels

Au FYihealth Group, nous prenons la protection de vos renseignements personnels au sérieux. Nous déployons tous les efforts raisonnables pour prévenir l'utilisation, la divulgation, la perte ou le vol non autorisés de vos renseignements personnels. Les employés qui ont accès à vos renseignements personnels sont informés de l'importance de les garder confidentiels.

Lorsque nous faisons appel à des prestataires de services susceptibles d'avoir accès à vos renseignements personnels, nous les sélectionnons avec soin et leur demandons d'appliquer des normes de confidentialité et de sécurité comparables aux nôtres. Nous utilisons des contrats et d'autres mesures avec nos prestataires de services pour maintenir la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et pour empêcher que ces renseignements ne soient utilisés à toute autre fin.

Veuillez noter qu'aucune mesure de sécurité des données ne peut garantir une sécurité complète. Vous devez également prendre des mesures pour vous protéger contre l'accès non autorisé à votre mot de passe, à votre téléphone et à votre ordinateur en fermant votre session après avoir utilisé un ordinateur partagé, en choisissant un mot de passe robuste que personne d'autre ne connaît ou ne peut facilement deviner et en gardant votre connexion et votre mot de passe confidentiels, entre autres mesures.

Transferts à l'extérieur du Canada

Certains de nos prestataires de services sont situés à l'extérieur du Canada, y compris aux États-Unis, dans l'Union européenne, au Royaume-Uni, en Inde et au Brésil. Par conséquent, vos renseignements personnels seront utilisés, stockés et/ou consultés dans des pays à l'extérieur du Canada, y compris dans les juridictions susmentionnées. Cependant, tous ces renseignements seront protégés conformément à la présente Politique de confidentialité. Veuillez noter que lorsque vos renseignements personnels se trouvent en dehors du Canada, ils sont assujettis aux lois du pays dans lequel ils sont situés.

Conservation de vos renseignements personnels

Nous ne conserverons vos renseignements personnels que pendant la durée nécessaire à l'accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou comme l'exige la loi. Vos renseignements personnels sont entreposés en toute sécurité jusqu'à ce qu'ils ne soient plus nécessaires, après quoi ils sont détruits, ce qui rend impossible leur identification.

Vos choix et droits

Accès et modification

Vous pourriez être en mesure d'accéder à certains renseignements de votre compte d'utilisateur sur notre plateforme ou de les modifier en vous connectant à « My Account » (Mon compte) ou à une zone similaire de la plateforme. Lorsque la Plateforme ne dispose pas de la fonction « My Account » (Mon compte) ou n'inclut pas les renseignements applicables, vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou les modifier en communiquant avec nous en utilisant les coordonnées dans la section « Comment nous contacter » ci-dessous ou en visitant votre clinique ou magasin applicable.

Veuillez noter que votre droit d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet n'est pas absolu. Dans certains cas, la loi applicable ou les exigences réglementaires nous autorisent ou nous obligent à refuser de fournir tout ou partie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, par exemple lorsque ces renseignements comprennent également les renseignements personnels d'un tiers. De plus, les renseignements personnels peuvent avoir été détruits, effacés ou rendus anonymes conformément à nos obligations et pratiques de conservation des dossiers. Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos renseignements personnels, nous vous en informerons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire.

Retrait du consentement

Vous pouvez également retirer votre consentement à certaines de nos pratiques d'utilisation et de divulgation de vos renseignements personnels. Une fois que nous aurons reçu l'avis que vous avez retiré votre consentement, nous ne traiterons plus vos renseignements aux fins auxquelles vous avez consenti à l'origine, à moins qu'il n'y ait un autre motif juridique pour le traitement.

Droits des résidents du Québec

Si vous résidez dans la province de Québec, dans certaines circonstances, vous pourriez également avoir : i) le droit de demander que nous cessions de diffuser vos renseignements personnels; ii) le droit de demander que nous cessions d'afficher tout hyperlien lié à votre nom qui donne accès à vos renseignements par un moyen technologique; iii) le droit de demander que nous affichions de nouveau un lien donnant accès à vos renseignements; ou iv) le droit de demander que nous communiquions avec vous, ainsi qu'à toute personne ou tout organisme autorisé par la loi à recueillir ces renseignements, tout renseignement personnel informatisé recueilli auprès de vous dans un format technologique couramment utilisé.

Droit de déposer une plainte

Bien que nous vous demandions de contacter d'abord notre agent de protection de la vie privée aux coordonnées ci-dessous si vous pensez que l'un de vos droits concernant la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels a été violé, vous avez, à tout moment, le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance applicable, ou de demander un recours devant les tribunaux.

Nous n'exercerons pas de représailles contre une personne qui, de bonne foi et sur la base de croyances raisonnables, soulève des questions ou des préoccupations concernant ses renseignements personnels.

Lorsque vous demandez l'accès à vos renseignements personnels ou que vous cherchez à faire valoir vos droits, nous pouvons vous demander des renseignements spécifiques pour nous permettre de confirmer votre identité.

Mises à jour de la présente Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité ou nos autres documents liés à la confidentialité seront mis à jour de temps à autre. Il vous incombe de consulter régulièrement la présente Politique de confidentialité et de vous informer de tout changement apporté à la présente Politique de confidentialité. La présente Politique de confidentialité peut être obtenue en communiquant avec notre agent de protection de la vie privée (veuillez consulter la section « Comment nous contacter » ci-dessous)

Comment nous contacter

Si vous avez des questions concernant nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation ou de divulgation de renseignements personnels, y compris nos politiques et pratiques en ce qui concerne notre utilisation de prestataire de services à l'extérieur du Canada, ou si vous souhaitez nous soumettre une réclamation par écrit sur la façon dont nous avons traité vos renseignements personnels, n'hésitez pas à communiquer avec notre agent de protection de la vie privée au :

Service juridique de FYihealth group
300 2424 4 Street S.W.
Calgary, Alberta T2S 2T4
privacyofficer@fyidoctors.com